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SaaS-Systeme optimal abrechnen

SaaS-Systeme (Software as a Service) sind für den Anbieter mit wenig Verwaltungsaufwand verbunden, wenn Routineaufgaben zuverlässig und automatisch erledigt werden. Eine der wichtigsten Routineaufgaben ist das Rechnungsschreiben. Als Entwickler von SMOICE, der Lösung für zeitsparendes und cleveres Rechnungsschreiben, ist das ein Kernthema, mit dem wir uns täglich beschäftigen. Zum einen, weil wir selbst Rechnungen an unsere Kunden schreiben, zum anderen, weil wir uns immer wieder für Kunden Gedanken machen, wie der Rechnungsprozess beim Abrechnen von SaaS möglichst einfach und effizient gehandhabt werden kann.

Abrechnung von SaaS Software erfordert Vorbereitung

Wenn es um die Abrechnung von SaaS geht, muss man viele Aspekte beachten. Eine wichtige Grundvoraussetzung ist, sich über das Thema von Anfang an Gedanken zu machen. Nichts ist schlimmer, als wenn der erste zahlende Kunde kommt und man ihm keine Rechnung senden kann. Der erste Kunde, der euch Geld für eure SaaS hinblättert, ist Indiz und Beweis, dass ihr mit eurer Lösung auch wirklich Geld verdienen könnt.

Dennoch ist ein voll automatisierter Prozess von der Anmeldung über die Rechnungsstellung bis zur automatisierten Zahlungsverbuchung von Anfang an nicht nötig. Ihr lernt nämlich von Kunde zu Kunde, wie für euch der optimale Prozess abläuft und könnt dementsprechend Feintuning betreiben.

Hier sind ein paar Grundsatzfragen (samt entsprechenden Antworten von uns), die ihr euch stellen solltet, wenn ihr über die Abrechnung eures SaaS-Systems nachdenkt:

An wen schreibt ihr eure Rechnungen für eure SaaS Software?

Sind es in erster Linie Privatkunden, so ist es relativ unkritisch. Das Erstellen von Rechnungen ist zwar eine Nebenpflicht, die formalen Anforderungen sind aber gering. Die Anforderungen für die Abrechnung von SaaS kommen hier eher aus der eigenen Buchhaltung.

Etwas komplexer sieht es mit Dienstleistungen für Unternehmenskunden aus. Hier sind vor allem die Formvorschriften des Umsatzsteuergesetzes zu beachten. Eine gute Übersicht über alle Vorschriften findet Ihr hier:

http://www.akademie.de/wissen/business-basics-professionelle-rechnungen/pflichtangaben-auf-rechnungen

Unternehmenskunden lassen sich wiederum in zwei Gruppen unterscheiden. Die eine ist der so genannte SOHO (Small Offices/Home Offices) Markt, also Freelancer und kleinere Unternehmen. Diese sind in den meisten Fällen einfach zufriedenzustellen. Dort prüft meist der Auftraggeber der Leistung auch die Rechnung, womit sich der administrative Aufwand in Grenzen hält.

Die andere sind Unternehmenskunden, die eine eigenständige Buchhaltung haben. Auf diesen Rechnungen müsst ihr bei der Abrechnung von SaaS die Art der Leistung und den Zeitpunkt der Leistungserbringung genau beschreiben. Auch die Zusammensetzung der Rechnungsbeträge ist wichtig, da die Rechnung durch mehrere Hände geht.

In welchem Land sitzen eure Kunden?

Auch wenn die Standardannahme ist, dass ihr mit eurer SaaS-Lösung die ganze Welt beglücken wollt, solltet ihr euch Gedanken machen, in welchen Zielmärkten ihr eure Lösung vermarktet. Je nach Markt gibt es sehr unterschiedliche Anforderungen daran, wie eine Rechnung gestellt werden muss. Wir haben das Glück (oder auch Pech), dass wir uns in Deutschland in einem Markt befinden, der ein extrem detailliertes und damit auch unübersichtliches Steuerrecht hat. Angeblich sollen sich 80% der Weltsteuerliteratur nur mit dem deutschen Steuerrecht beschäftigen. Dadurch sind die Formvorschriften an Rechnungen in Deutschland sehr hoch. Doch auch in anderen Ländern gibt es spezifische Anforderungen, wie eine Rechnung auszusehen hat und welche Inhalte auf der Rechnung stehen müssen. Für jeden Zielmarkt müsst ihr also entsprechend präpariert sein, sowie die Abrechnung für eure SaaS-Lösung beginnt.

Wie regelt ihr die Bezahlung eurer SaaS Software?

Eine zentrale Frage ist, ob ihr per PrePay- oder PostPay-Verfahren abrechnet. Die meisten SaaS-Modelle werden normalerweise als PrePay abgerechnet. Das hat den großen Vorteil, dass ihr die Leistung einstellen könnt, wenn euer Kunde nicht bezahlt. PostPay könnte dann interessant sein, wenn ihr bestimmte Leistungen nach Verbrauch abrechnet.

Um eine höhere Sicherheit bei der Abrechnung von SaaS Software zu haben, gibt es weiterhin die Möglichkeit, PrePay-Grundgebühren zu berechnen und zusätzlich den Verbrauch per PostPay abzurechnen.

Eine dritte Variante ist die Arbeit mit Guthaben. In diesem Falle laden eure Kunden einen bestimmten Betrag bei euch auf, der dann Stück für Stück durch den Kunden verbraucht werden kann.

Wie erstellt ihr eure Rechnungen?

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, eure Rechnungen zu erstellen. Wir stellen euch die geläufigsten vier Methoden vor:

  1. Die erste und weitverbreiteste Möglichkeit ist es, einzelne Rechnungen mit Word oder Excel zu schreiben. Das funktioniert mit wenigen Rechnungen pro Monat noch ganz gut und ist ein simpler Weg in der Anfangsphase. Wenn es mehr Rechnungen werden, sollte man sich jedoch schnell eine andere Lösung für die Abrechnung der SaaS überlegen.
  2. Die zweite Möglichkeit ist der Einsatz einer automatisierten Rechnungserstellung mit einer Rechnungssoftware wie zum Beispiel SMOICE. Der generelle Vorteil einer einfachen Rechnungssoftware liegt darin, dass ich einen Teil der Verantwortung auf den Dienstleister auslagere und damit mehr Ressourcen habe, um mich auf die Entwicklung der Kernfunktionen meiner SaaS zu konzentrieren. Ein weiterer Vorteil ist, dass ein Anbieter einer Rechnungssoftware stets und ständig darauf bedacht ist, dass alle Form- und Rechtsvorschriften eingehalten werden. So spart man sich im Regelfall bei der Abrechnung seiner SaaS auch eine Menge Zeit.
  3. Die wohl aufwendigste Lösung ist als dritte Möglichkeit ein eigenes Rechnungsmodul innerhalb eurer SaaS-Applikation. Der Vorteil der eigenen Entwicklung liegt vor allem darin, den ganzen Rechnungsprozess so anpassen zu können, dass er auf die unternehmerischen Belange maßgeschneidert wird und die Abrechnung der SaaS erleichtert.
  4. Die vierte und letzte Möglichkeit ist eine Mischung aus Nummer zwei und drei. Sucht euch einen Anbieter für Rechnungssoftware, der eine API (Application Programming Interface) anbietet, mit der ihr automatisiert die Daten übergeben könnt. Dann kann sich der Anbieter der Rechnungssoftware um die Erstellung und den Versand der Rechnungen kümmern. SMOICE bietet eine solche API an, die Abrechnung eurer SaaS wird damit zu einem Kinderspiel.

In welchen Zeiträumen rechnet ihr eure SaaS ab?

Die Zeiträume für die Abrechnung von SaaS haben sehr viel damit zu tun, wie hoch die Beträge sind, die ich gegenüber meinen Kunden fakturieren will. Je kleiner der Monatsbeitrag ist, umso mehr bieten sich größere Abrechnungszeiträume an. Das verringert den Buchhaltungsaufwand auf beiden Seiten, weil weniger Rechnungen gestellt und bearbeitet werden müssen. Bei uns hat sich hier unser 12+1 Modell als sehr erfolgreich erwiesen. Unsere Kunden zahlen für zwölf Monaten voraus und bekommen den 13. Monat kostenlos. Damit gewinnen alle. Alle haben weniger Buchhaltungsaufwand und der Kunde hat noch einen Preisvorteil von einem Monat.

Welche Zahlungsmöglichkeiten für eure SaaS wollt ihr anbieten?

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, wie die Kunden eure Dienstleistung bezahlen können, darunter Überweisung, Kreditkarte, Bankeinzug, Online-Bezahlsysteme wie PayPal oder Google Wallet.

Wie eure Kunden bezahlen, hat wieder damit zu tun, in welchem Land eure Kunden sitzen. In Deutschland ist es gängige Praxis, dass die Kunden per Überweisung oder per Bankeinzug bezahlen. Das Thema Bankeinzug ist jedoch deutlich schwieriger geworden. Mit der Umstellung auf das SEPA-Verfahren haben neue Hürden Einzug gehalten. Die wichtigste Hürde sind sicher die verlängerten Fristen, in denen Kunden ihre Lastschrift wieder zurückbuchen können. Das kann auch bei der Abrechnung von SaaS in manchen Fällen problematisch werden. Nicht vergessen darf man aber auch die vielen technischen Probleme, die SEPA mitbringt. Es gibt nämlich eine Vielzahl an unterschiedlichen Standards im SEPA-Verfahren. Klarer Vorteil von Überweisungen und Bankeinzügen sind die geringen Transaktionskosten.

Zahlungen per Kreditkarte sind vor allem interessant, wenn ich viele internationale Kunden habe. Ein Nachteil der Kreditkarte ist, dass je nach Anbieter die Gebühren für die Transaktionen im Vergleich zur Überweisung recht hoch sind.

Online-Zahlungsanbieter wie PayPal und Google Wallet erfreuen sich steigender Beliebtheit. Mit einigen dieser Dienstleister hat man aber oft das Problem, dass mittlere bis große Unternehmen sie nicht nutzen können. Es ist daher ratsam, vorher genau zu prüfen, wem ihr eure Leistung berechnet und ob die Zahlungen von diesem Kunden online geleistet werden können.

Wir halten es derzeit so, dass unsere Kunden generell per Überweisung zahlen. Das hat sich in unserem Fall als vorerst sinnvollste Lösung dargestellt. Wir können unsere Entwicklungskapazitäten voll auf die Verbesserung der Software konzentrieren, weil der Großteil unserer Kunden hauptsächlich in Deutschland ansässig ist. Die Abrechnung unserer SaaS-Lösung ist daher simpel.

Wie sieht die Rechnung für eure SaaS aus?

Es gibt drei Möglichkeiten, eine Rechnung zu versenden:

  1. Die einfachste Form ist eine E-Mail, die wie eine Rechnung aussieht. Dies ist technisch relativ einfach zu lösen. Das Einhalten aller Formvorschriften (siehe „An wen schreibt ihr eure Rechnungen“) ist damit aber nur schwer möglich, weshalb diese Variante in Deutschland selten praktiziert wird.
  2. Die zweite Möglichkeit besteht darin, Rechnungen als PDF-Datei zu generieren und als Anhang zu einer Email zu versenden. Das ist sicher die schönste und beste Lösung, da die Rechnung so auf jedem System gleich angezeigt wird und ihr alle Inhalte genau dort platzieren könnt, wo sie hingehören. Jedoch ist der Aufwand im Vergleich zur reinen E-Mail-Rechnung in der Entwicklung deutlich höher, wenn man diese selbst entwickelt. Rechtlich ist zu beachten, dass an dieser Variante durch den Wegfall der Pflicht zum Signieren von elektronisch versandten Rechnungen zum 01.07.2011 grundsätzlich nichts auszusetzen ist.
  3. Die dritte Möglichkeit ist der Versand der Rechnungen per Briefpost. Es gibt mittlerweile immer mehr Kunden, die Rechnungen per E-Mail akzeptieren. Gerade in größeren Organisationen existiert aber noch der Bedarf nach Papierrechnungen, die per Post ins Haus kommen. Solltet Ihr die Rechnung per Post versenden wollen, ist wahrscheinlich die Kombination aus der Generierung einer Rechnung per PDF-Datei und das anschließende Ausdrucken und Versenden die beste Lösung.

Um unsere Prozesskosten im Rahmen zu halten, haben wir uns von Anfang an für das Versenden von PDF-Rechnungen per Email entschieden. Uns ist wichtig, dass eine Rechnung sowohl am Bildschirm als auch ausgedruckt professionell und ordentlich aussieht.

Wie sind eure Gedanken und Ideen zum Thema Abrechnung von SaaS-Lösungen? Wie rechnet ihr eure SaaS ab?

 

Niels Przybilla

Niels Przybilla

Evangelist at SMOICE
Niels ist CMO & Gründer von SMOICE. Als Marketing-Berater war Rechnungen schreiben immer die unangenehmste Tätigkeit. Mit SMOICE macht das Rechnungen schreiben nun einfach Spaß.Und statt 8 Stunden schreibt er nur noch 5 Minuten Rechnungen.
Niels Przybilla

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