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Rechnungsprogramm oder Word? Ein Vergleich.

Word zum Rechnungen schreiben nutzen – Vor- und Nachteile

Word ist immer noch eines der Programme, das am häufigsten zum Rechnungen schreiben genutzt wird. Ca. 83 % aller Unternehmer nutzen bis dato eine Lösung wie zum Beispiel Word, Excel oder Pages zum Rechnungen schreiben. In den letzten Jahren hat sich bei den Möglichkeiten Rechnungen schreiben viel verändert. Mit diesem Vergleich wollen wir uns die Vor- und Nachteile der einzelnen Lösungsmöglichkeiten anschauen.

Word-Rechnungen – Vorteile mit dem Schreiben einer Word Rechnung

Word hat einen großen Vorteil. Es ist auf praktisch jedem Computer installiert. Wenn es nicht Microsoft Word ist, ist es zumindest Pages, LibreOffice oder OpenOffice.

Jeder Unternehmer hat irgendwann mit einem Textverarbeitungsprogramm gearbeitet. Dadurch fühlte sich relativ leicht an. Man lädt eine Rechnungsvorlage aus dem Internet oder gestaltet selbst eine Rechnungsvorlage.

Word-Rechnungen – mögliche Probleme mit dem Schreiben einer Word Rechnung

Die Herausforderung die entstehen, wenn man, seine Rechnungen mit Word schreibt, liegen im Detail. Es erfolgen 19 einzelne Arbeitsschritte vom Öffnen des Word Dokuments bis zum Verbuchen des Zahlungseingangs. Hierbei müssen viele Schritte manuell gegangen werden. Diese vielen kleinen Schritte die gegangen werden müssen führen zu einer hohen Fehleranfälligkeit.

Wem ist es schon nicht so gegangen. Man nimmt eine historische Rechnung. 

Man muss »ja nur« …

  • Die Adresse anpassen
  • Das Datum auf den heutigen Tag setzen
  • Die Rechnungsnummer raussuchen und eintragen.
  • und die Positionen anpassen. 

Dann noch schnell die Mehrwertsteuer berechnen und fertig ist die Rechnung. Anschließend wird das PDF erstellt. Jetzt entdeckt, dass man einen Zahlendreher bei einer Rechnungsnummer hat oder man dennoch nicht die Adresse geändert hat. 

Möglicherweise kommt erst später beim Verbuchen durch den Steuerberater ein Hinweis zurück, dass man Rechnungsnummer doppelt vergeben hat. Gerade Rechnungsnummern sind ein Kriterium, dass das Finanzamt im Besonderen gerne prüft. Ihre Rechnung muss eine eindeutige Rechnungsnummer haben, die nicht doppelt vergeben werden durfte.

Rechnungsprogramm hilft Arbeitsabläufe verbessern und Strukturen festigen.

Ein Rechnungsprogramm zu Hilfe zu nehmen schützt vor vielen der oben genannten Probleme. Alle guten Rechnungsprogramme vergeben automatisch die Rechnungsnummer an. Besonders gute Programme achten auch darauf, dass Rechnungen im Nachhinein nicht mehr korrigiert werden können. Es ist wichtig und eindeutig, dass Rechnungen, die einmal geschrieben wurden, nur storniert werden dürfen und wieder neu geschrieben werden müssen. Damit ist man auf der sicheren Seite bei jeder Prüfung durch das Finanzamt. Ein Rechnungsprogramm gibt dem Nutzer viele Strukturen vor, die das Arbeiten deutlich einfacher  machen.

So wird zum Beispiel:

  • Eine Offene-Postenliste geführt
  • Eine Rechnungsliste zum Export für den Steuerberater
  • Mahnungen können leichter versendet werden
  • und ich kann auf Knopfdruck Statistiken über mein Unternehmen ansehen.

Das richtige Rechnungsprogramm finden: Word-Rechnung ersetzen:

Soll ein Rechnungsprogramm Word ablösen, gibt es wesentliche Kriterien. Es sollten möglichst viele Arbeitsschritte durch das Rechnungsprogramm übernommen werden. Aufgrund der zahlreichen zur Verfügung stehenden Softwarelösungen fällt vielen Unternehmern die Wahl zunächst nicht leicht. Daher ist es wichtig zu ermitteln, welche Funktionen der Software für den eigenen Bedarf von Bedeutung sind. Wird eine High-End-Lösung für eine technische Rundum-Betreuung benötigt, die möglichst viele administrative Aufgaben übernimmt, oder soll zunächst nur die Rechnungsstellung an sich optimiert werden? Einfache Rechnungsprogramme ziehen sich beispielsweise das Datum und auch die korrekte Rechnungsnummer automatisch, die Rechnungsanschrift kann aus einer entsprechenden Kunden-Datenbank gezogen werden.

Ein paar Fragen, die man sich dazu stellen kann:

  • Bin ich Dienstleister oder Händler?
  • Wie viele Rechnungen schreibe ich im Monat?
  • Wie viele Personen schreiben Rechnungen?
  • Können die Mitarbeiter die abzurechnenden Positionen selbst erfassen?
  • Welchen Grad der Automatisierung kann ich mich mein Unternehmen vorstellen?

Bin ich bereit das langatmige und epische Rechnungen schreiben aufzugeben und dafür mehr Freizeit zu bekommen? 🙂

Was kann das Rechnungsprogramm, wenn die Rechnungen fertig sind?

Je nach Rechnungsprogramm gibt es noch viele weitere Funktionen die integriert sein. Kann das Rechnungsprogramm zum Beispiel die Offenen-Posten automatisch mit dem Bankkontoabgleich und verbuchen? Kann das Rechnungsprogramm mir sagen, wer die beste Empfehlungsgeber sind? Kann das Rechnungsprogramm automatisch die gestellten Rechnungen an ein Factoring Unternehmen übergeben? Kann ich den Kundendaten Stamm exportieren, um zum Beispiel Mailings mitzumachen? Kann mein Steuerberater direkt auf das Rechnungsprogramm zugreifen, damit es weniger Schnittstellen und Kommunikationshürden gibt?

Rechnungsprogramm oder Word-Rechnung? Ein Fazit

Eine generelle Regel, die wir über die letzten Jahre gelernt haben ist, dass es eigentlich nie zu früh oder zu spät ist für Rechnungsprogramm. Wenn ich die harten Kosten betrachte, lohnt es sich in den meisten Fällen bei mehr als drei Rechnungen im Monat schon ein Rechnungsprogramm zu nutzen. Wir haben aber in der Praxis auch schon Menschen erlebt, die nur ein oder zwei Rechnungen im Monat nicht geschrieben haben und denen es dann mit dem Rechnungsprogramm einfach deutlich einfacher gegangen ist.

Aus unserem Blickwinkel ist es uns sehr wichtig darauf zu schauen, wie stark sich der Rechnungsprozess vereinfachen lässt. Wie habe ich die Chance von festgelegten Zeiten wegzukommen, die ich dafür nutze, Administration zu erledigen. Diese Zeit kann ich deutlich effektiver einsetzen um diese zum Beispiel

  • Mit meiner Familie zu verbringen
  • Neun Kunden zu gewinnen
  • Bestandskunden Pflege betreiben.
  • Am Unternehmen arbeiten.
  • Zeit für mich nehmen.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß und Erfolg bei der Suche nach einem neuen Rechnungsprogramm. Wenn Sie Fragen haben, können Sie mich natürlich gerne jederzeit unter 03058881923 anrufen, damit ich Ihnen Ihre Fragen beantworten kann.

Niels Przybilla

Niels Przybilla

Evangelist at SMOICE
Niels ist CMO & Gründer von SMOICE. Als Marketing-Berater war Rechnungen schreiben immer die unangenehmste Tätigkeit. Mit SMOICE macht das Rechnungen schreiben nun einfach Spaß.Und statt 8 Stunden schreibt er nur noch 5 Minuten Rechnungen.
Niels Przybilla

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