Rechnungen schreiben – richtig ! Egal ob online oder Offline.

Dieses ist eine Zusammenfassung vieler wichtiger Themen und um das Rechnungen schreiben. Unser besonderer Fokus liegt dabei vor allem auf Dienstleistern. Für Rechnungen die Handwerker schreiben gibt es noch deutlich mehr Anforderungen, die wir hier nicht alle aufführen.

Warum ist die es so wichtig, daß das Rechnungen schreiben korrekt gemacht wird?

Rechnungen die richtig geschrieben werden machen das Leben für den der die Rechnung schreibt und für den, der die Rechnung bekommt deutlich einfacher. Wenn die Rechnung richtig geschrieben wird, kann der Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug machen. Daher ist der Rechnungsempfänger daran gehalten jede Rechnung direkt zu prüfen und diese bei formalen Fehlern an den zurückzusenden, der die Rechnung geschrieben hat. Somit sorgt eine formal richtig geschriebene Rechnung dafür, dass es weniger Barrieren gibt, dass die Rechnung bezahlt wird.

Die Rechnung eine kleine Definition.

Allgemeinem gesprochen ist die Rechnung ein Dokument über das beliebige Leistungen abgerechnet werden. Die genaue Bezeichnung dabei ist nicht wichtig. Rechnungen können sowohl per Papier übersendet werden, oder aber auch per PDF. Am 2. Juli 2012 hat das Bundesministerium für Finanzen klargestellt, dass Rechnungen nicht digital signiert werden müssen, wenn diese online versendet werden. Der Zwang zur elektronischen Signatur wird zum 1. Juli 2011 rückwirkend außer Kraft gesetzt.

Wann und wie ist man zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet?

Ist der Empfänger der Leistung ein Unternehmer, der diese für sein Unternehmen bezieht, oder der Leistungsempfänger eine juristische Person, so ist der der die Leistung erbracht hat zur Erstellung der Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung/Erbringung der Leistung verpflichtet.

Im besonderen Falle sind seit dem 1.8.2004 Unternehmer zur Rechnungserstellung bei steuerpflichtigen Werklieferung und Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück immer verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung/Erbringung der Leistung eine Rechnung anzufertigen. Dieses gilt auch wenn der Leistungsempfänger eine Privatperson ist und/oder die Leistung für den nichtunternehmerischen Bereich des Unternehmers erbracht wurde.

Abo-Rechnungen, Verträge und Dauerrechnungen

Verträge können als Dauerrechnung genutzt werden. Wichtig ist, das der Vertrag alle Angeben enthält, die die entsprechende Rechnung auch enthalten würde. Beispielhaft sind Mietverträge der Leasingverträge

Was sind die erforderlichen Angeben wenn Sie eine Rechnung schreiben?

  • Name und Anschrift des Leistenden Unternehmers. Bei Einzelunternehmern und GbR’s sind die vollständigen Namen der Unternehmer zu nennen.
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer des leistenden Unternehmers. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist der Steuernummer vorzuziehen, da diese keine direkten Auskünfte über den Leistungserbringer erlaubt
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  •  Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder eine genaue Beschreibung der erbrachten Dienstleistung
  • Lieferzeitpunkt oder Zeitpunkt der erbachten Leistung. Es reicht aus wenn der Kalendermonat angegeben wird, in dem die Lieferung/Leistung erbracht wurde. Anzahlungsrechnungen sind gesondert zu behandeln.
  • Der Lieferschein oder andere Unterlagen können auch genutzt werden um den Lieferzeitpunkt anzugeben. Jedoch ist es dann wichtig auf das verwendete Dokument hinzuweisen. Eine beispielhafte Formulierung ist: „Wir berechnen Ihnen für die Artikel gemäß Lieferschein LS-65789 folgendes: …“ . Es ist jedoch zu beachten, daß für diesen Lieferschein wie für die Rechnung die gleiche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren besteht
  • Kosten für die Lieferung oder zusätzliche Leistungen;
  • Die verwendeten Steuersätze
  • Die auf die Kosten entfallende Steuerbeträge. Diese sind gesondert auszuweisen. Alternativ ist Hinweis auf eine Steuerbefreiung anzugeben, wobei genau zu definieren ist, was die Grundlage für die Steuerbefreiung sind.
  • Rechnungsdatum (Austellungsdatum)
  • Rechnungsnummer: Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehrerer Zahlen oder Buchstabenreihen oder eine Kombination aus beidem, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird. Das Bundesministerium für Finanzne erklärt dazu: Es dürfen separate Nummernkreise für räumlich und organisatorisch abgegrenzte Bereiche gebildet werden. Die Rechnungskreisläufe müssen nur in sich wieder geschlossen und nachvollziehbar bleiben.
  • Gibt es Rabatte, Boni und Skonti, sind diese aufzuführen, wenn diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt wurden. Folgende beispielhafte Hinweise sollten dann auf der Rechnung enthalten sein:
  • Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen.
  • Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Der Unternehmer muss Kopien der von ihm angefertigten Rechnungen für zehn Jahre aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (z.B. Rechnungsdatum: 14.07.2012; Fristbeginn: 01.01.2013; zehn Jahre Aufbewahrungsfrist: 01.01.2023). Grundsätzlich sind sämtliche Ein- und Ausgangsrechnungen im Inland aufzubewahren. Dieser Artikel wird mit großer Sorgfalt laufend überarbeitet.

Haben Sie Hinweise freuen wir uns sehr über diese. Eine Haftung wird für diesen Artikel durch uns jedoch nicht übernommen.

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