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So machen Sie Kunden Glücklich! Mit einer Rechnung!

–  Wie Sie goldrichtig symbolische Werte umsetzen –

Einer der zentralen Punkte für positives Feedback und das seriöse Bestehen eines Unternehmens ist das professionelle Auftreten. Denn mit dem verkörpert es seine Dienstleistung und den Namen, der dahinter steht, nebst der Mitarbeiter des Betriebes. Freundlichkeit gegenüber Kunden, Leistung in gebuchter Qualität, die auch dem Portfolio des Unternehmens entspricht sowie pünktliche Lieferung der Sache sind selbstverständlich. Sonst kann keine Firma langfristig bestehen. Egal, wie groß sie ist. Aber gerade dieser Garant der Selbstverständlichkeit ist gerade am Anfang schwer für Jungunternehmer. Und auch Kunden halten es nicht immer besonders mit der Freundlichkeit. Gerade dann muss die Bewährungsprobe bestandhalten.

In diesem Artikel möchte ich genau daran anknüpfen: Unternehmerische Taktik und Zufriedenheit der Kunden. Nicht im eigentlichen Sinn, aber in einem Punkt, der oft zu Streitigkeiten führt und ein Feld von Marketing inklusive Organisation darstellt: Die Rechnungsstellung. An sich ein sprödes Wort, hinter dem aber Geld steht, dass Existenzen sichert. Sozusagen möchte ein jeder den hungrigen Goldesel im Keller füttern. Der eine mit Geld, der andere mit kreativem oder anderem gebuchten Know How eines Könners. In jedem Falle Gold wert.

 

Rechnung als positives Signal

Rechnungen sind eine Rückversicherung für Kunden und den Betrieb. Als Nachweis für eine ordentliche Zahlung, als Dokument vor dem Finanzamt und als Beweis, falls Fragen sind nach der Zahlung. Ohne eine Rechnung kann es zu Streitigkeiten und Illusionen über den Rechnungsbetrag kommen. Deshalb ist das Rechnungen schreiben wichtig. Mit einer Rechnung kann alles klar bewiesen werden, falls es zu juristischen Fragestellungen kommt. Damit das nicht passiert, gibt es drei goldene Erfolgsregeln zu beachten. Denn Sie erinnern sich – der altbekannte Goldesel im Keller symbolisiert Glück und Seriosität und nicht Pech und schwarze Arbeitsleistung.

 

Goldregel Nummer 1: Zeitnahe Rechnungsstellung

Haben Sie schon einmal eine Rechnung viel zu spät erhalten und sich dann geärgert, dass Ihre Kalkulation zu dem Zeitpunkt längst verplant ist? Leider passiert es in vielen Fällen, dass Rechnungen Wochen oder Monate nach einem Projektabschluss übersandt werden. Seriös ist das nicht und es liegt vor allem daran, dass zuvor kein Zahlungsziel vereinbart wurde. Ganz egal, ob es sich dabei um die gesetzliche Frist von 30 Tagen, den üblichen 14 Tagen oder individuelle Zahlungsvereinbarungen handelt.

Es heißt also: Rechtzeitig Rechnungen schreiben.

Die Liquidation ist nicht mehr vorhanden und schon führt es beidseitig zu einem Streit. Das kann vermieden werden, wenn VOR dem Abschluss eines Dienstleistungsvertrages oder einer fernmündlichen Vereinbarung ein schriftliches Zahlungsziel fixiert wird. Wer das nicht macht, ist „das goldene Geld nicht wert.“

 

Goldregel Nummer 2: Gut dokumentiert

Rechnungen müssen die gesetzlichen Vorgaben erfüllen. Viele Kunden wissen das nicht und schauen nicht genau nach. Wichtig ist immer eine Rechnungsnummer, das Datum der Rechnungsstellung, die Anschrift des Kunden. Faktische Daten des Unternehmens anbei. Vor allem geht es um die gebuchte Position und den Preis und das Zahlungsziel. All das nebst der genauen Definition der Sache muss in der Rechnung vorhanden sein, damit sie rechtlich ordnungsgemäß gestellt ist und bei Problemen deutliche Auskunft gibt.

Wenn sich Kunden hinterher über zu genaue Positionen beschweren, so ist es kein Nachteil, eher ein Beweis für die Auslegung und „Gold wert.“

 

Goldregel Nummer 3: Öfters abrechnen (Kleine Rechnungen schreiben)

Bei Neukunden empfiehl es sich, nach einem kurzen Auftrag sofort abzurechnen, um die Liquidation zu testen.

Bei großen Aufträgen empfiehlt es sich für die Übersicht einmal im Monat abzurechnen.

Für den Dienstleister ist das eine Sicherheit sein Geld aufgrund kleiner Summen sicherer zu erhalten. Der Kunde und er haben eine Übersicht.

Am besten ist es, Pakete zu buchen und wöchentlich abzurechnen. Dann ist eine Rechnung „Blattgold wert.“

 

Wenn Kunden und Unternehmen die drei Goldregeln beachten, die ich hier aufgestellt habe, haben sie durch die Organisation etwas mehr Bürokratie, aber eine sichere Abrechnung ohne Gerichtsstreitereien, die vom Pech verfolgt sind. Es ist also goldsicher, von vornherein gewisse gesetzliche Vorgaben zu beachten und einzuhalten, um harmonisch zusammenzuarbeiten und Rechnungen richtig zu schreiben.

Niels Przybilla

Niels Przybilla

Evangelist at SMOICE
Niels ist CMO & Gründer von SMOICE. Als Marketing-Berater war Rechnungen schreiben immer die unangenehmste Tätigkeit. Mit SMOICE macht das Rechnungen schreiben nun einfach Spaß.Und statt 8 Stunden schreibt er nur noch 5 Minuten Rechnungen.
Niels Przybilla

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