Funktionen & Apps von SMOICE

Funktionen von SMOICE

Zeiterfassung

Die Stundenerfassung ist das Herzstück von SMOICE. Hier wird die Grundlage für die späteren Rechnungen gelegt. Die Stundenerfassung ist reduziert auf die essentiellen Eingaben. Sie erfassen das Datum, die Startzeit, die Endzeit, für welchen Kunden Sie gearbeitet haben, das Projekt und welche Tätigkeit Sie für den Kunden erledigt haben.

Leistungen

In der Leistungserfassung können Sie alle Positionen erfassen, die Sie an Ihre Kunden berechnen. Das können z.B. Materialien sein, Reisekosten, Anfahrten oder Produkte, die Sie an die Kunden verkaufen sowie pauschalisierte Leistungen.

Bankkonto

Automatische Verbuchung von Zahlungen zu Rechnungen die online geschrieben wurden. Mit der Schnittstelle zu figo kann SMOICE Zahlungen die eingehen, automatisch zu den Offenen-Posten zuordnen. Sobald eine Zahlung verbucht wird, bekommst Du eine e-mail, welche Zahlung eingegangen ist. Weniger manuelle Arbeit.

Personalisieren

Ihre Rechnung können Sie so designen wie Sie Ihnen gefällt. Mit dem eigenen PDF Briefbogen setzen Sie Ihr Corporate Design um. 5 verschiedene Schriften und auf Wunsch auch Ihre Firmenschrift sorgen für das passende Layout. Individuelle Nummernkreise für Rechnungen, Angebote, Projekte und Kundennummern geben Ihnen viel Freiraum.

Zielerreichung

Mit dem einzigartigen Motivationsmodul sorgt SMOICE dafür, jeden Tag genau zu wissen, welche Schritte noch nötig sind, um die persönlichen Umsatzziele zu erreichen. Einfach und übersichtlich werden die wichtigsten Frühindikatoren gut sichtbar dargestellt.

Textbausteine

Die Textbausteine erleichtern die Erfassung von wiederkehrenden Positionen, die abgerechnet werden sollen. SMOICE merkt sich automatisch alle wichtigen Informationen, wie den Beschreibungstext und den Preis, so dass die Informationen bei der nächsten Erfassung nach wenigen Eingaben zur Verfügung stehen.

Projekte

In der SMOICE Projektverwaltung können Sie alle wichtigen Kenndaten für Ihr Projekt wie die Bezeichnung, die Auftragsdaten, eine Beschreibung und die unterschiedlichen Stundensätze der Mitarbeiter eintragen. Sie können auswählen ob Sie die Projekte pauschal abrechnen wollen, oder nach Stunden. Zu den Stunden können entsprechende Budgets mit hinterlegt werden.

Mitarbeiter

SMOICE unterstützt beliebig viele Mitarbeiter. Egal ob feste oder freie. Durch die Webkomponente kann überall erfasst werden. Sie können jederzeit neue Mitarbeiter hinzufügen oder deaktivieren. Somit bezahlen Sie nur die Nutzer, die aktiv sind. Die Mitarbeiter können unterschiedliche Nutzerrechte haben, damit jeder nur das sieht, was für Ihn wichtig ist.

Export

Bei SMOICE legen wir großen Wert darauf, dass Sie alle Daten aus SMOICE exportieren können. Sie können die Rechnungsdaten an  Buchhaltungssysteme wie DATEV, Addison, Stotax oder Curadata übergeben. Alle Kundendaten, Leistungen und Zeiten können exportiert und mit Excel weiter verarbeitet werden.

Kunden

Alle wichtigen Daten zu Ihren Kunden immer im Blick. Sie sehen, welche Kunden sie haben, welche Leistungen Sie für Ihre Kunden erbracht haben, welche Verträge Sie mit den Kunden haben und welche Rechnungen Sie geschrieben haben. Abgerundet wird das ganze durch ein Kundenkonto mit allen offenen Rechnungen, der Rechnungshistorie und die abgeschlossenen Verträge.

Rechnungslauf

Der Rechnungslauf in SMOICE zeigt alle Positionen an, die abgerechnet werden können. Das betrifft alle fälligen Verträge, die Zeiten aus den Arbeiten an Ihren Projekten und alle für Ihre Kunden erbrachte Leistungen. In der Übersicht des Rechnungslaufs können Sie durch einfaches Anklicken auswählen, welche Position abgerechnet werden soll und welche nicht.

Offene-Posten

Die Offene-Posten-Verwaltung ist eines der Kernstücke von SMOICE, um die effektivere Führung des eigenen Unternehmens zu ermöglichen. In der Offene-Posten-Verwaltung haben Sie eine schnelle Übersicht darüber, welche Rechnungen bei welchem Kunden offen sind. Außerdem sehen Sie auf einen Blick, welchen Forderungsbestand Sie insgesamt haben. Die Offene-Posten-Verwaltung wird automatisch immer wieder aktualisiert, sobald Sie eine Rechnung schreiben, da alle erstellten Rechnungen auf Wunsch als offener Posten angelegt werden. Offene Posten können schnell und einfach

Abo-Rechnung

Die Vertragsabrechnung in SMOICE ermöglicht es Ihnen, auf einfache Art und Weise wiederkehrende Zahlungen automatisch zu berechnen. Damit haben Sie den Kopf frei und müssen sich nicht darum kümmern, an einem bestimmten Stichtag daran zu denken, was sie alles abrechnen müssen. Wiederkehrenden Zahlungen sind z.B. Mieten oder Wartungsverträge. Eingesetzt werden sie z.B., um Domains oder monatliche Grundgebühren von Laufzeitverträgen abzurechnen.

MAC - OSX

SMOICE ist als Rechnungsprogramm für den MAC. Optimiert für die Nutzung mit den Browsern Safari, Chrome und Firefox.

Windows

SMOICE läuft ausgezeichnet als Rechnungsprogramm auf Windows XP, Windows Vista, Windows 7 und Windows 8, mit den Browsern Internet Explorer, Safari, Chrome und Firefox

App's von SMOICE

Automatische Zahlungsverbuchung

Sie wollen jeden Tag eine aktuelle Übersicht Ihrer offenen Posten haben? Mit der Kontoanbindung und automatischen Zahlungsverbuchung von SMOICE werden Ihre Kontodaten über eine verschlüsselte Verbindung abgefragt und mit den offenen Posten automatisch verbucht.

Multilingual

In SMOICE sind Rechnungsvorlagen für die Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch integriert. Mit der Option „Multilingual“ können Sie diese nutzen und Rechnungen in diesen Sprachen an Ihre Kunden versenden.

Industrialisierung

Industrialisierung in SMOICE bedeutet, dass die erarbeiteten Minuten auf 6-Minuten-Intervalle gerundet werden.

Wochenreport

Fehlt Ihnen die Übersicht, welche Stunden Ihre Mitarbeiter in der aktuellen Woche gearbeitet haben? Wissen Sie nicht genau, ob alle Stunden erfasst wurden, die erfasst werden müssten? Mit dem Wochenreport erhalten Sie eine Übersicht darüber, wie viele Stunden Ihrer Mitarbeiter im Vergleich zu den Sollstunden erfasst haben.

Strato Shop Import

Betreiber eines Onlineshops bei Strato kennen das Problem: Sie haben eine sehr gute Shopsoftware, nur das Erstellen der Rechnungen ist nicht so individuell, wie sie sich das wünschen. Mit dem Strato Shop Import können Sie die Bestellungen aus Ihrem Strato-Onlineshop in SMOICE importieren und alle Rechnungen generieren.

Telefonservice

Sie betreiben einen Telefonservice und kennen den Aufwand, den die Erstellung und der Versand der Rechnungen für viele Einzelgespräche kostet? Mit unserer Funktion „Telefonservice“ erledigen Sie dies nun nahezu vollkommen automatisch. Wir entwickeln einmalig eine Anbindung Ihrer Telefondaten aus Ihrer Telefonanlage an SMOICE. Mit dieser Anbindung können Sie dann die Gesprächsdaten Ihrer Telefonanlage in SMOICE importieren und automatisch alle Rechnungen erstellen lassen.

Automatische Vertragsabrechnung

Ist Ihnen eine Vertragsabrechnung per Knopfdruck noch zu lästig? Mit der automatischen Vertragsabrechnung können Sie ab sofort ohne Ihr Zutun abrechnen! Zu einer von Ihnen festgelegten Zeit vor Beginn des neuen Abrechnungszeitraumes werden automatisch die neuen Rechnungen generiert und per E-Mail versendet.

Events

Wer schon einmal selbst eine Veranstaltung organisiert hat, weiß um den Aufwand und um die vielen kleinen Probleme, die die Planung eines Events mit sich bringt: Die Gäste melden sich nicht an, man weiß nicht, wer wirklich kommt und Personen, die sich angemeldet haben, erscheinen nicht.Zudem erfolgt die Anmeldung über viele unterschiedliche Kanäle, z.B. E-Mail, Facebook, Whatsapp oder per Telefon. Damit sind viele Veranstaltungen nahezu unkalkulierbar. Mit dem Veranstaltungsmodul von SMOICE wird das Organisieren ganz einfach: Es gibt eine zentrale Stelle, bei der sich alle Kunden anmelden. Handelt es sich um eine kostenpflichtige Veranstaltung, wird nach der Registrierung automatisch eine Rechnung an den Kunden versendet. So organisieren Sie planbar, überschaubar und ohne großen Zeitaufwand.

Vertragsimport

Sie haben schon eine Menge an Verträgen, die sie regelmäßig abrechnen? Mit unserem Import-Service für Verträge importieren wir Ihre Daten in SMOICE, so dass sie innerhalb von Minuten loslegen können.

Adressimport

Sie haben einen Bestand von Adressdaten, zum Beispiel als Excel-Datei, CSV-Datei, in Ihrem Outlook-oder Apple-Adressbuch? Wir importieren für Sie diese Daten in SMOICE, damit sie sofort mit dem Schreiben von Rechnungen o.ä. beginnen können.

Provisionsabrechnung

Haben Sie Empfehlungsgeber, die Ihnen neue Verträge vermitteln? Zahlen Sie dafür Provisionen aus? Mit der Provisionsabrechnung können Sie automatisch eine Übersicht aller zu zahlenden Provisionen erstellen.

Lastschrift

Das SEPA Lastschrift-Modul ermöglicht es Ihnen, Zahlungen direkt vom Kunden zu bekommen: Für alle Kunden, die Ihnen ein Lastschriftmandat erteilt haben, wird zusammen mit den Rechnungen automatisch eine SEPA XML Datei erstellt. Diese können Sie dann bei Ihrer Bank einreichen. Das passende Lastschriftmandat für Ihre Kunden können Sie einfach in SMOICE erzeugen. Anschließend können Sie das Mandat dann an Ihre Kunden versenden.

Liquiditätsvorschau

Um besser planen zu können und genau zu wissen, welche Umsätze aus welchen Verträgen zu erwarten sind, gibt es die Liquiditätsvorschau: Hier können sie Filter frei nach Zeiträumen und Vertragsarten setzen.

Physiotherapie

Unsere Speziallösung für Physiotherapiepraxen, Heilpraktiker und Osteopathen die privat abrechen. Damit ist SMOICE die einfachen Lösung zum online Rechnungen schreiben für medizinische Berufe..

Eigene Schrift

Es besteht die Möglichkeit die eigene Firmenschrift (Corporate Font) in SMOICE einzubinden. Das ist ein kostenpflichtiges AddOn