Fragen, Antworten und Hilfe zu SMOICE

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SMOICE’en einfach lernen in unseren Live Sessions:

Das SMOICE Team hilft live in 30 Minuten durch die wichtigsten Fragen in SMOICE. Die Sessions sind komplett kostenlos. Wir haben zwei unterschiedliche Formate mit denen in Sie in kurzer Zeit zum SMOICE Pro werden.

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Wie funktionieren Projekte zum Festpreis

Bei Projekten, bei denen ein Festpreis hinterlegt ist, wird nur eingestellte Preis abgerechnet. Unabhängig von den tatsächlich erfassten Stunden. In den Festpreis werden nur Stunden einbezogen. Leistungen die zu dem Projekt erfasst werden, werden trotzdem abgerechnet. Zu einem Festpreisprojekt wird keine Aufstellung der Stunden an den Kunden versendet.

Wie kann ich Einzel- und Sammelrechnungen erstellen

In SMOICE gibt es entweder die Möglichkeit Sammelrechnungen zu erstellen für alle Kunden, bei denen etwas abgerechnet werden muss. Mit SMOICE als Rechnungsprogramm kann aber auch für einzelne Kunden schnell online Rechnungen erstellen.

Wie das geht sehen Sie hier:

Ist SMOICE leicht und einfach zu bedienen ?

SMOICE kann von jedem bedient werden, der mit seinem Safari, Firefox oder Internet Explorer im Internet surfen kann.

Starmoney – Lastschriften als Einzelposten einreichen

Um Auto-Match auf für Lastschriften nutzen zu können muss in Strammen folgende Einstellung vorgenommen werden:

Einstellungen >>> Allgemeines >>>> Ausgangskorb >>>> „SEPA-Sammelauftragsposten als Einzelbuchung kennzeichnen“

Verbuchte Zahlungen wieder löschen

Wenn ausversehen eine Zahlung mit einem falschen Betrag eingegeben wurde, läßt sich diese sehr leicht in der Rechnung wieder löschen.

Rufen Sie einfach die entsprechende Rechnung auf, scrollen Sie nach unten zu „Offene Posten“ und klicken Sie auf den blauen Link des Datums der Rechnung.

Hier können Sie die verbuchte Zahlung mit einem Klick löschen.

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Export aller Rechnungen an Datev oder andere Buchhaltungssysteme

Die Liste aller Rechnungen kann als Excel Datei exportiert werden, und damit in DATEV, Lexware, Stotax, Addsion einfach und leicht importiert werden.

IBAN und BIC in SMOICE

SMOICE unterstützt die Nutzung von IBAN und BIC. Sie können in Ihren Stammdaten – https://easy.smoice.com/index.php?page=Admin&action=Stammdaten Ihre IBAN und BIC Daten einpflegen. Sobald diese Daten hinterlegt sind, werden auf allen Rechnungen auch die IBAN und die BIC Nummer zusätzlich zu Ihrer deutschen Kontonummer auf den PDF-Rechnungen angegeben.

PDF Briefkopf in SMOICE

Wenn Sie auf jedem erstellten PDF Dokument automatisch Ihren hinterlegten Briefkopf nutzen wollen, können Sie in den Einstellungen -> PDF Layout anpassen (Link: https://easy.smoice.com/index.php?page=Admin&action=Layout ) einen Haken setzen bei der Option: HINTERGRUND BEIM RECHNUNG ERSTELLEN EINBINDEN.

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Werden die Daten im Dashboard netto oder brutto angegeben.

Alle Zahlen der Auswertungen im Dashbooard werden immer als Nettobeträge ausgegeben.

Welche Stundensätze gibt es in SMOICE und wie werden diese behandelt ?

SMOICE unterscheidet zwischen

  • einem generellen Stundensatz für die gesamte Firma (hinterlegt bei den Stammdaten)
  • einem generellen Stundensatz pro Mitarbeiter
  • einen kundenspezifischen Satz
  • einem projektspezifischen Stundensatz pro Mitarbeiter

Wird eine Stunde erfasst, die einem Projekt zugeordnet ist, wird zuerst geprüft, ob es einen projektspezifischen Satz gibt, danach der generelle für den Kunden, danach der generelle für den Mitarbeiter, danach der generelle für die Firma.

Kleinunternehmer in SMOICE

In SMOICE können Sie unter Einstellungen -> Stammdaten (https://easy.smoice.com/index.php?page=Admin&action=Stammdaten) einen Haken setzen, damit alle Rechnungen ohne Umsatzsteuer erstellt werden.

Auf jeder PDF-Rechnung erscheint dann zusätzlich der gesetzlich vorgeschrieben Satz:

Diese Rechnung ist umsatzsteuerbefreit gemäß § 19 (1) UStG.

7% Mwst. auf Rechnungen verwenden

Sie können problemlos Leistungen mit 7 % Mehrwertsteuer erfassen. Sobald sie den Steuersatz von 19 % auf 7 % umgestellt haben, wird die Leistung auf der Rechnung mit 7 % ausgewiesen. Sollten auf der Rechnung Positionen mit 7 % und 19 % Umsatzsteuer sein, so wir die einzelnen Steuerbeträge separat ausgewiesen.

Hier sehen Sie, wo Sie den Mehrwertsteuersatz ändern können:

 

 

Zeilenumbrüche in der Tätigkeits- und Leistungsbeschreibung

Sie können einen Zeilenumbruch in der Tätigkeits- Leistungsbeschreibung erzeugen in dem Sie die Kombination „Strg + Enter“ drücken. Damit wird ein Zeilenumbruch in der PDF Rechnung erzeugt.

Empfehlungsgeber – Wie funktioniert es

Die Funktion Empfehlungsgeber unterstützt Sie dabei mit einem Blick zu sehen, wer ihre besten Empfehlungsgeber sind.

Diese Auswertung können Sie sich in verschiedenen Zeiträumen an schauen in welchen Zeiten welche Ihrer Kunden ihre beste Empfehlungsgeber waren.

Damit SMOICE ihre besten Empfehlungsgeber auswerten kann, müssen sie zuerst bei Ihrem Kunden hinterlegen, von wem sie die Empfehlung gehalten haben.

1) Dazu wechseln Sie zuerst zu Kunden und wählen sich einen Kunden aus.

2) Nun scrollen Sie bis ganz nach unten.
3) Im Feld Quelle können Sie nun auswählen wir Ihnen die Empfehlung gebracht hat.
4) Wenn sie anfangen die ersten Buchstaben des Empfehlungsgebers zu tippen werden Sie Ihnen sofort finden.

Wenn Sie nun den entsprechenden Empfehlungsgeber gefunden haben müssen sie nur noch die Änderung übernehmen.

Ab sofort werden alle Umsätze die dieser Kunde erbringt bei dem Empfehlungsgeber mit angezeigt.

Projekte: Was kann ich in die einzelnen Felder eintragen

KUNDE: Der Kunde der das Projekt beauftragt hat.
BEZEICHNUNG: Die Bezeichnung des Projektes, die später auf der Rechnung erscheinen wird.
STUNDEN-PREIS: Der Stundenpreis ist der maßgebliche Preis zu dem die Stunden für as Projekt abgerechnet werden. Der hier definierte Stundensatz überschreibt den generellen Stundensatz des Kunden
FESTPREIS: Der Festpreis überschreibt den Stundenpreis. Hier können Sie einen Pauschalpreis eingeben zum dem das Projekt abgerechnet werden soll, unabhängig wie viele Stunden erbracht wurden. Für Ihre persönliche Statistik können Sie dann Stunden zu dem Projekt erfassen. Festpreisprojekte tauchen zur Abrechnung auf, wenn die erste Stunde erfaßt wurde.
STUNDEN-BUDGET: Mit Stundenbudget legen Sie fest, wie viel Stunden Sie für das Projekt geplant haben. Auf der Rechnung wird angezeigt, wie viele Stunden von Ihrem Budget noch übrig sind.
BEAUFTRAGT VON: Hier können Sie die Person eintragen, die das Projekt beauftragt hat. Dieses erscheint auf der Rechnung.
AM: Datum der Beauftragung
GENEHMIGT VON: Hier können Sie eine zusätzliche Person eintragen, die das Projekt genehmigt hat.
AM:Datum der Genehmigung
ERLEDIGT: Wenn Sie diesen Haken setzen, wird das Projekt in der Projektliste durchgestrichen angezeigt.
ABRECHNEN: Dieser Haken sorgt dafür, daß das Projekt nicht in der Liste der Abzurechnenden Positionen beim Rechnungen schreiben auftaucht. Die Funktion ist zum Beispiel gut für interne Projekte oder probono Projekte.
BEMERKUNGEN: Im Feld Bemerkungen können Sie sich interne Bemerkungen zu diesem Projekt hinterlegen

Rechnungen als „bezahlt“ kennzeichnen mit Einzelrechnungen

Um Rechnungen als direkt bezahlt zu Kennzeichen kann man die Funktion „Einzelne Rechnung“ in SMOICE nutzen. Dazu gehen Sie in den gewünschten Kunden und drücken nun den Knopf Rechnung erstellen.

Nun werden Ihnen nur die Leistungen und Stunden angezeigt, die diesen Kunden betreffen.

Zusätzlich können Sie bei der Einzelrechnung die Einstellungen zur Rechnung verfeinern.

Auftragsnummer:  Sie können eine individuelle Auftragsnummer für diese Rechnung mit angeben. Diese  Auftragsnummer wird in die Zeile mit dem Leistungszeitraum integriert.

Skonto: Der Skontobetrag den Sie für diese Rechnung geben wollen in Prozent

Offenen Posten anlegen: Mit diesem Haken können Sie entscheiden ob ein offener Posten für diese Rechnung angelegt wird. Sobald Sie ein Datum bei Zahlung erhalten eingeben wird diese Option abgewählt.

Zahlungsziel netto: Datum bis wann die Rechnung fällig ist.

Zahlungsziel Skonto: Datum bis wann eine Zahlung mit Skonto zulässig ist.

Zahlung erhalten: Das Datum an dem Sie das Geld erhalten haben. Das ist zum Beispiel der Tag an dem Sie die Zahlung bar erhalten haben.

Zusatztext: Im Zusatztext können  Sie einen beliebigen Text angeben der auf der Rechnung mit angegeben wird.

Hier noch ein kurzes Video in dem Sie sehen können wie eine einzelne Rechnung erstellt werden kann.

Stundenauflistung individualisieren für jeden Kunden

In SMOICE haben Sie die Möglichkeit die Stundenauflistung für Ihre Kunden in zwei unterschiedlichen Ansichten zu erstellen:

Stundenabrechnung mit Beginn und Ende: Haben Sie diese Option ausgewählt bekommt der Kunden auf seiner Stundenauflistung angezeigt, daß Sie zum Beispiel am 25.05.2014 von 13:05 – 14:00 für Ihn gearbeitet haben.

Stundenabrechnung mit Stunden pro Tag: Mit dieser Option bekommt der Kunden nur eine Auflistung der absoluten Zeiten, die Sie an dem Tag gearbeitet haben. Wenn Sie zum Beispiel am 25.05.2014 von 13:05 – 14:00 für Ihn gearbeitet haben erscheint auf der Rechnung, daß Sie 55 Minuten für den Kunden gearbeitet haben.

Die Einstellung welche Auflistung der Kunden bekommen soll finden Sie direkt in den Stammdaten des Kunden.

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So schreiben Sie Ihre erste Rechnung in SMOICE

Unterschiede der Einzelrechnung und der Sammelrechnung.

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Produkte und Artikel verkaufen? Die Leistungserfassung in SMOICE

Das können Sie alles bei Kunden erledigen

Die Projektverwaltung von SMOICE. Ordnung und Struktur für die Abrechnung

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Für den Überblick: Dashboard in SMOICE

Angebote in Rechnungen übernehmen

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Offene-Posten Nutzen und Funktion

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Empfehlungsgeber richtig nutzen

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SMOICE Umsatzbarometer – Nutzen und Erklärung

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