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Excel-Rechnung oder Rechnungsprogramm – ein Vergleich

Excel zum Rechnung schreiben nutzen – Vor- und Nachteile

Auf den ersten Blick erscheint es einfach: Für Excel und auch für das entsprechende Pendant auf dem MAC Pages gibt es zahlreiche Vorlagen im Internet. Ist die Vorlage heruntergeladen, kann es schon fast losgehen. Zuvor muss noch das eigene Logo eingesetzt und die Fußzeile mit Kontaktdaten, Steuernummer und Umsatzsteuer-ID beschriftet werden. Wer eine Excel-Rechnung nutzen möchte, kann damit natürlich die Beträge wesentlich einfacher ausrechnen bzw. Formeln hinterlegen und so die Vorlage an die entsprechenden individuellen Anforderungen anpassen im Vergleich zu einer Vorlage in Word.

Mögliche Probleme mit dem Schreiben einer Excel-Rechnung

Schwierig wird es jedoch häufig dann, wenn die Excel-Rechnung so formatiert werden soll, dass Ihr Layout auch ausgedruckt bzw. als PDF für den Versand per E-Mail stimmig ist. Wer eine Vorlage erst einmal genau an seine Bedürfnisse angepasst hat, kann dieses Problem langfristig umgehen – jedoch nur, wenn sich an der Art der Abrechnung nichts ändert. Kompliziert wird die monatliche Nutzung einer Excel-Rechnung auch aus folgenden Gründen:

  • Für jeden einzelnen Kunden muss die korrekte Adresse herausgesucht werden.
  • Um die korrekte Rechnungsnummer zu verwenden, muss die letzte Rechnung herausgesucht werden.
  • Das richtige Rechnungsdatum und der korrekte Leistungs- und Abrechnungszeitraum müssen eingetragen werden.
  • Es muss ausgesucht werden, welche Leistungen aus dem vergangenen Monat abgerechnet werden sollen.
  • Ist die Rechnung fertig, muss sie als PDF gespeichert und mit einer separaten e-mail verschickt werden.
  • Alternativ wird die Rechnung ausgedruckt und per Post versendet.

Arbeitsabläufe verbessern und Strukturen festigen

Die meisten Unternehmer und Freiberufler kennen jedoch auch den Fall, dass es mit dem Eigenaufwand beim Versenden der Rechnung nicht getan ist. Denn häufig lassen Auftraggeber lange auf einen Zahlungseingang warten. So entsteht nicht nur mit der Excel-Rechnungsvorlage ein Aufwand, sondern auch mit der Kontrolle der Zahlungseingänge und etwaigen Mahnungen. Ein Rechnungssystem kann hier Abhilfe schaffen und den Organisationsablauf nachhaltig verbessern. So wird nicht nur der Geldzufluss optimiert – es bleibt auch mehr Zeit für das Kerngeschäft.

Excel-Rechnung ersetzen: Das richtige Rechnungsprogramm finden

Soll ein Rechnungsprogramm die zuvor genutzte Excel-Rechnung ablösen, sollte das Augenmerk ganz genau darauf gerichtet werden, dass möglichst viele Arbeitsschritte durch das entsprechende Rechnungsprogramm übernommen werden. Aufgrund der zahlreichen zur Verfügung stehenden Software-Lösungen fällt vielen Selbstständigen die Wahl zunächst nicht leicht. Daher ist es wichtig zu ermitteln, welche Funktionen der Software für den eigenen Bedarf von Bedeutung sind. Wird eine High-End-Lösung für eine technische Rundum-Betreuung benötigt, die möglichst viele administrative Aufgaben übernimmt oder soll zunächst nur die Rechnungsstellung an sich optimiert werden? Einfache Rechnungsprogramme ziehen sich beispielsweise das Datum und auch die korrekte Rechnungsnummer automatisch, die Rechnungsanschrift kann aus einer entsprechenden Kunden-Datenbank gezogen werden.

Manuelle Eingaben minimieren

Um einen eindeutigen Vorteil zu der zuvor genutzten Excel-Rechnung zu erhalten, sollte das Rechnungssystem möglichst weitere manuelle Eingaben in die Rechnungsvorlage bzw. andere administrative Aufgaben übernehmen können. Um herauszufinden, welche Vorteile ein Rechnungsprogramm gegenüber einem anderen bringt, können folgende Fragen helfen:

  • Wie schnell und wie einfach erfolgt die Zeiterfassung?
  • Können abrechnungsrelevante Nebenkosten wie etwa Auslagen und Reisekosten erfasst werden?
  • Wie einfach ist es, verschiedene Produkte und/oder Dienstleistungen abzurechnen?
  • Wie schnell kann der Prozess durch das Versenden abgeschlossen werden und auf welchen Wegen (E-Mail oder Brief)?
  • Ist das Rechnungsprogramm auch in der Lage, für mehr als drei verschiedene Personen Rechnungen zu erstellen und können alle Rechnungen per Knopfdruck gelegt werden?

Was kann das Rechnungsprogramm noch, wenn die Rechnungen fertig sind?

Auch wenn alle Rechnungen am Monatsende gelegt wurden, kann ein gutes Rechnungssystem Ihnen noch weiter helfen. So kann eine Übersicht aller offenen Posten erstellt und die geschriebenen Rechnungen an den Steuerberater exportiert werden. Ein weiteres Kriterium kann sein, ob eingehende Zahlungen leicht verbucht werden können und ob eine Möglichkeit besteht, schneller an das Geld zu kommen, beispielsweise durch Factoring.

Excel-Rechnung oder ein Rechnungsprogramm? Ein Fazit

Ich hoffe, dass ich Ihnen bei der Wahl eines Rechnungssystems, das Ihnen den größten Nutzen bietet, ein wenig weiterhelfen konnte. Eine automatisierte Lösung kann Ihnen in jedem Fall viele Arbeitsschritte abnehmen. Anders ist dies bei der fehleranfälligeren Excel-Lösung. Schnell ist eine falsche Rechnungsnummer oder ein falscher Leistungszeitraum angegeben und das Stornoverfahren kostet Sie Zeit und verärgert möglicherweise sogar Ihren Kunden. Nicht jedes Unternehmen muss auf eine Full-Service-Lösung setzen. Wichtig ist es daher, zunächst den eigenen Bedarf abzuschätzen und die eigenen Abläufe bestmöglich zu optimieren!

Niels Przybilla

Niels Przybilla

Evangelist at SMOICE
Niels ist CMO & Gründer von SMOICE. Als Marketing-Berater war Rechnungen schreiben immer die unangenehmste Tätigkeit. Mit SMOICE macht das Rechnungen schreiben nun einfach Spaß.Und statt 8 Stunden schreibt er nur noch 5 Minuten Rechnungen.
Niels Przybilla

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