SMOICE Blog - Ideen für Unternehmer für Prozesse und Liquiditätsmanagement

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Eine Idee um die Zusammenarbeit zwischen Agentur und Freelancer zu optimieren

Vorteile der Zusammenarbeit mit Freelancern

Mit Freelancern zu arbeiten ist ein Segen. Zum einen können wir flexibel auf verfügbare Ressourcen zugreifen. Zum anderen können wir uns auch für eine anstehende Tätigkeit die perfekt passenden Spezialisten engagieren.

Zusätzlich profitieren wir von einer anderen Sichtachse auf die anstehende Aufgabe, da der Freelancer nicht mit den bei uns im Unternehmen eingeschliffenen Denkmustern vorbelastet ist.

Herausforderungen bei der Zusammenarbeit mit Freelancern

Der Vorteil auf der einen Seite, kann jedoch auch echte Herausforderungen ergeben. In der Zusammenarbeit mit Freelancern treffen unterschiedliche Kulturen und Denkweisen aufeinander.

Ein Thema ist die Handhabung der finanziellen Angelegenheiten. Dabei gibt es zwei zentrale Anforderungen, die der Unternehmer an den Freelancer hat:

  • Die geleistet Arbeitszeit muss ordentlich, zeitnah und transparent dokumentiert werden.
  • Die Rechnungen für die erbrachte Leistung sollten zeitnah gestellt werden.
    Viele Freelancer schreiben, ob nun aus Zeitmangel, oder Unlust am Rechnungen schreiben, die Rechnungen an Ihre Auftraggeber leider oft viel zu spät. Hier gibt es natürlich ein paar Ausnahmen der Regel, bei der Unternehmer sagen, dass Sie es toll finden, wenn Sie nicht so schnell zahlen müssen. Im Sinne einer guten Liquididitätsplanung ist es jedoch immer vorteilhafter Rechnungen zeitnah zu erhalten und zu bezahlen.

Mehraufwand durch zu spät erhaltene Rechnungen

Zu spät erhaltene Rechnungen erhöhen folgende Aufwände:

  1. Prüfung der Eingangsrechnung, da die Qualität und Quantität der erbrachten Leistung erst einmal wieder aus der Erinnerung hervorgerufen werden muss.
  2. Erhöhter Druck durch den Freelancer, da viele Rechnungen erst auf den „letzten Poäng“ gestellt werden. Oft kommen dann eventuell noch Anrufe dazu, wann denn endlich die Rechnung bezahlt wird, weil man die Rechnung ja auch so spät geschrieben hat und damit implizit schon ein langes Zahlungsziel gegeben hat.
  3. Erhöhter Liquiditätsplanungsaufwand. Der Tag der Rechnung wird irgendwann kommen (bis auf wenige Ausnahmen, wenn der Freelancer wirklich vergisst die Rechnung zu schreiben). Dem entsprechend muss also auch das Geld als Liquidität bereitgehalten werden.

Daher berate ich zur Zeit viele Kunden, die intensiv mit Freelancern arbeiten zu einer anderen Herangehensweise.

Gutschriften nutzen zur Bezahlung von Freelancern

Die Lösung ist die Umstellung auf ein System von Gutschriften. Dabei wird dem Freelancer/Auftragnehmer sofort nach Abschluss und erfolgreicher Abnahme der Arbeit das Geld per Gutschrift ausgezahlt

Vorteile der Arbeit mit Freelancern:

  1. Bessere Möglichkeit der eigenen Cash-Flow Planung, da man als Unternehmer dann auszahlt, wenn man es geplant hat.
  2. Der Unternehmer bekommt ein besseres Standing bei seinem Freelancer, da man der Auftragnehmer ist, der (hoffentlich J ) immer am schnellsten zahlt.

5 Schritte wie Gutschriften für Freelancer praktisch umgesetzt werden

  1. Gute Absprache über den Umfang der zu erbringenden Leistung
  2. Schriftliche Dokumentation der zu erbringenden Leistung
  3. Setzen von Meilensteinen zu denen entsprechend festgelegte Auszahlungen erfolgen. Dieses können zum Beispiel
    1. eine bestimmte Anzahl von Stunden pro Woche sein,
    2. die Ablieferung von Ergebnissen
  4. Erstellen einer Gutschrift für den Freelancer
  5. Übersenden der Gutschrift an den Freelancer
  6. Auszahlung an den Freelancer per Paypal oder Banküberweisung
Niels Przybilla

Niels Przybilla

Evangelist at SMOICE
Niels ist CMO & Gründer von SMOICE. Als Marketing-Berater war Rechnungen schreiben immer die unangenehmste Tätigkeit. Mit SMOICE macht das Rechnungen schreiben nun einfach Spaß.Und statt 8 Stunden schreibt er nur noch 5 Minuten Rechnungen.
Niels Przybilla

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